Bookkeeper - No More Deaths / Contable - No Mas Muertes

Bookkeeper - No More Deaths Contract Role: Up to 15 Hours/Week Apply at: Application Deadline: Sunday May 24, 11:59pm AZ time Term of Service: July 6, 2026-July 6, 2027 One year contract with ongoing yearly renewal opportunity Location: Tucson, AZRemote position requiring local availability for in-person meetings and events JOB DESCRIPTION: No More Deaths is a volunteer-led, direct-service organization that provides food, water, and other needed services to migrants in the southwest borderlands. We have a rotating staff of around 15 employees and many dozens of regular volunteers. We are looking for a bookkeeper who can track a high volume of financial details across multiple working groups, be available for weekly meetings, interface with staff and a large rotating volunteer base unfamiliar with GAAP standards, and provide guidance to promote organizational financial health and literacy. No More Deaths operates under a fiscal sponsor, Good Works Matters, and the bookkeeper will work closely with them to track and manage billing, payments, and account reconciliations. JOB DUTIES: Accounts Payable Record all expenses in QuickBooks Online Track bill schedule to ensure fiscal sponsor is paying bills accurately and on time Obtain W9s throughout the year Issue, cancel, and monitor PEX cards, ensuring balance stays above $15,000 Accounts Receivable Input all payments and donations into QuickBooks Online Record donations and any restricted funds at least monthly Track restricted funds and ensure expenses are coded to the correct funding source General Financial Management Confirm expense allocations and doublecheck against budget Enter annual budget into QBO Manage general ledger entries Reconcile all balance sheet accounts monthly Ensure GAAP compliance Troubleshoot financial issues as they arise Lead the annual budgeting process Actively track and review fiscal sponsor activity and statements to ensure timely and accurate processing of bills, payments, and account reconciliations Reporting Track actual spending against the approved budget and communicate variances as needed Generate monthly reports for each working group, the finance committee, and the board Interpret financial statements for the organization upon request Generate financial reports to support grant reporting as needed Communication & Meetings Communicate with fiscal sponsor and advisory board and attend meetings as needed Plan, schedule, and facilitate monthly finance meeting Track working group attendance at meetings and flag attendance concerns to Admin WG Attend twice-monthly org meetings and track budget changes Attend working group and other organizational meetings as needed Respond to all NMD emails, texts, and calls in a timely manner QUALIFICATIONS: Three years experience with Quickbooks (or equivalent accounting software) Familiarity with Excel, google sheets, and ability to learn new software such as Nextcloud and Jotform Demonstrated ability to identify and resolve financial discrepancies and communicate issues clearly with members of the organization Strong organizational skills and ability to manage multiple deadlines and priorities simultaneously Strong understanding of non-hierarchical non-profit operations and/or scrappy, grassroots, volunteer/understaffed organizations Spanish-English bilingual preferred Prior experience with NMD preferred Understanding and passion for border issues Self-motivated, patient and able to work independent of supervision Contract conditions: $25/hour, up to 15 hours per week. Contractor will provide their own equipment No benefits included No More Deaths is an equal-opportunity employer and strongly encourages applications from people of color, persons with disabilities, women, and LGBTQ+ applicants. Individuals with personal ties to the border or who identify as coming from an affected community are especially encouraged to apply. // Contable - No Mas Muertes Contratista: hasta 15 horas semanales Envia tu solicitud a: Enlace de Jotform Fecha limite de solicitud: Domingo 24 de mayo a las 11:59 p.m., hora de Arizona Duracion del contrato: 6 de Julio de 2026 - 6 de Julio de 2027 Contrato de un ano con posibilidad de renovacion anual Ubicacion: Tucson, ArizonaPuesto remoto que requiere disponibilidad local para reuniones y eventos presenciales DESCRIPCION DEL PUESTO: No Mas Muertes es una organizacion de servicio directo dirigida por voluntarios que proporciona comida, agua y otros servicios necesarios a los migrantes en la frontera sureste. Contamos con una plantilla rotativa de alrededor de 15 empleados y varias docenas de voluntarios habituales. Buscamos un contable que pueda llevar un registro de un gran volumen de detalles financieros en multiples grupos de trabajo, que este disponible para reuniones semanales, que interactue con el personal y con una amplia base de voluntarios rotativos que no estan familiarizados con las normas GAAP, y que brinde orientacion para promover la salud y la alfabetizacion financiera de la organizacion. No Mas Muertes opera bajo un patrocinador fiscal, Good Works Matters, y el contable trabajara en estrecha colaboracion con ellos para llevar un registro y gestionar la facturacion, los pagos y las conciliaciones de cuentas. FUNCIONES DEL PUESTO: Cuentas por pagar Registrar todos los gastos en QuickBooks Online Hacer un seguimiento del calendario de facturacion para garantizar que el patrocinador fiscal paga las facturas de forma precisa y puntual Obtener los formularios W9 a lo largo del ano Emitir, cancelar y supervisar las tarjetas PEX, asegurandose de que el saldo se mantenga por encima de los 15,000 dolares Cuentas por cobrar Ingresar todos los pagos y donaciones en QuickBooks Online Registrar las donaciones y cualquier fondo restringido al menos una vez al mes Hacer un seguimiento de los fondos restringidos y asegurarse de que los gastos se codifiquen en la fuente de financiamiento correcta Gestion financiera general Confirmar las asignaciones de gastos y verificar que coincidan con el presupuesto Ingresar el presupuesto anual en QBO Gestionar los asientos del libro mayor Conciliar todas las cuentas del balance general mensualmente Asegurar el cumplimiento de los PCGA Resolver problemas financieros a medida que surjan Liderar el proceso de elaboracion del presupuesto anual Realizar un seguimiento activo y revisar la actividad y los estados financieros del patrocinador fiscal para garantizar el procesamiento oportuno y preciso de las facturas, los pagos y las conciliaciones de cuentas Informes Realizar un seguimiento del gasto real en comparacion con el presupuesto aprobado y comunicar las variaciones segun sea necesario Generar informes mensuales para cada grupo de trabajo, el comite de finanzas y la junta directiva Interpretar los estados financieros de la organizacion cuando se solicite Generar informes financieros para respaldar los informes de subvenciones segun sea necesario Comunicacion y reuniones Comunicarse con el patrocinador fiscal y el consejo asesor y asistir a las reuniones segun sea necesario Planificar, programar y facilitar la reunion financiera mensual Llevar un registro de la asistencia de los grupos de trabajo a las reuniones y senalar cualquier problema de asistencia al Grupo de Trabajo de Administracion Asistir a las reuniones de la organizacion dos veces al mes y llevar un registro de los cambios presupuestarios Asistir a las reuniones de los grupos de trabajo y otras reuniones de la organizacion segun sea necesario Responder a todos los correos electronicos, mensajes de texto y llamadas de NMD de manera oportuna REQUISITOS: Tres anos de experiencia con Quickbooks (o un software de contabilidad equivalente) Familiaridad con Excel y Google Sheets, y capacidad para aprender a utilizar nuevos programas como Nextcloud y Jotform Capacidad demostrada para identificar y resolver discrepancias financieras y comunicar los problemas con claridad a los miembros de la organizacion Fuertes habilidades organizativas y capacidad para gestionar multiples plazos y prioridades simultaneamente Solida comprension de las operaciones no jerarquicas de organizaciones sin fines de lucro y/o de organizaciones improvisadas, de base, de voluntariado o con falta de personal Se prefiere ser bilingue en espanol e ingles Se prefiere experiencia previa con NMD Comprension y pasion por los temas fronterizos Motivacion propia, paciencia y capacidad para trabajar de manera independiente sin supervision Condiciones del contrato: $25 por hora, hasta 15 horas por semana. El contratista debera proporcionar su propio equipo No se incluyen beneficios laborales No Mas Muertes es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades y anima encarecidamente a presentar su solicitud a personas de color, personas con discapacidad, mujeres y solicitantes LGBTQ+. Se anima especialmente a presentar su solicitud a aquellas personas que tengan vinculos personales con la frontera o que se identifiquen como procedentes de una comunidad afectada.